Tính năng tự động trả lời thư trên Gmail

Sử dụng Gmail một cách hiệu quả với tính năng tự động trả lời email


Khi sử dụng mail, đôi khi bạn có thể nhận được cùng lúc nhiều mail nhưng nội dung lại khá giống nhau, ví dụ như những người đọc blog của bạn và cùng hỏi về một vấn đề nào đó, và bạn sẽ phải trả lời từng mail một với nội dung giống nhau. Để không phải mệt mỏi khi phải trả lời nhưng email với nội dung giống nhau, Gmail cung cấp cho bạn tính năng "Canned responses" giúp bạn chỉ phải soạn tin trả lời một lần và lưu tin nhắn đó để sử dụng lại sau này. Công cụ hoạt động tương tự một dạng tin nhắn mẫu, bạn soạn thảo nó một lần, lưu lại và sau đó có thể dán nó vào những email với nội dung tương ứng.

1. Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, chọn "Setting" và vào tab "Labs". Bạn sẽ thấy tính năng "Canned responses" tại mục "Available labs" . Chọn "Enable" và click "Save changes".


2. Sau khi tính năng "Canned responses" đã được kích hoạt, hãy vào mục "Compose Mail" (Soạn Thư) và bạn sẽ thấy một mục mới là "Canned Response" cạnh "Attack a file".


3. Để tạo một "Canned responses", chọn "New Canned Responses" trong menu thả xuống, một hộp thoại sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập tên cho "Canned responses" này.


Bạn nên đặt tên một cách cụ thể như : đồng ý, cám ơn, v..v.. để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng sau này.

4. Tiếp theo, viết nội dung của "Canned responses" và nhấn "Save".

Bây giờ "Canned responses" của bạn đã sẵn sàng để sử dụng, nó được truy cập từ trình đơn thả xuống của mục "Canned responses" khi soạn thư.
Bạn chọn một "Canned responses", nội dung bạn đã soạn sẽ được tự động dán vào email.


Tính năng "Canned responses" khi kết hợp với các bộ lọc mail sẽ trở nên hữu ích hơn. Bạn có thể sử dụng chúng để Gmail tự động trả lời các mail.

1. Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và vào "Setting". Chọn tab "Filters" và click vào "Create a New filter".


2. Tiếp theo, chọn các quy tắc cho bộ lọc của Gmail.Bao gồm từ một địa chỉ mail nào đó, chủ đề của mail, trong nội dung thư có hoặc không có một từ hoặc cụm từ...


trong hình quy tắc của bộ lọc là : chọn những thư có chủ đề là "Guest article" (bài viết của khách)

3. Nhấp vào "Next step" và chọn việc bạn muốn Gmail thực hiện với email thỏa mãn các điều kiện của bộ lọc mail. Nếu bạn muốn tự động gửi một tin nhắn đã được soạn sẵn tick vào "Send canned response" và chọn "canned response" bạn muốn gửi.


4. Chọn "Create Filter" để tạo bộ lọc.

Bây giờ, mỗi khi bạn nhận được một thư với chủ đề là "Guest article", Gmail sẽ tự động gửi một thư trả lời tương ứng với "canned response" mà bạn đã chọn (như trong hình là một mail với nội dung cám ơn).

Theo Vzone